Microsoft Copilot es el asistente de inteligencia artificial de Microsoft. Funciona con modelos de lenguaje (LLM) y está integrado en Windows, en el navegador Edge y en las aplicaciones de Microsoft 365, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams. Permite redactar textos, resumir documentos y reuniones, analizar datos y automatizar tareas escribiendo instrucciones en lenguaje natural.
Hasta aquí, la definición. El problema es que “Copilot” hoy es el nombre de varias herramientas distintas, con funciones y precios muy diferentes. Y aquí es donde muchas empresas se equivocan: o pagan licencias que no aprovechan, o usan la versión gratuita con datos que no deberían poner.
Los distintos Copilot: cuál es cuál
| Versión | Para quién | Acceso a los datos de la empresa | Coste |
|---|---|---|---|
| Microsoft Copilot (app gratuita) | Uso personal, con cuenta Microsoft personal | No | Gratuito |
| Microsoft 365 Copilot Chat | Empresas con Microsoft 365 y cuenta corporativa | No accede por defecto al correo, calendario ni archivos de la organización, pero sí a los documentos que subáis. Incluye protección de datos empresarial | Incluido sin coste adicional |
| Microsoft 365 Copilot (licencia de pago) | Empresas que quieren la IA dentro de sus aplicaciones y datos | Sí: correos, chats de Teams, reuniones y documentos, siempre respetando los permisos de cada usuario | Licencia por usuario y mes, además de Microsoft 365 |
Además, hay otros “Copilots” especializados: GitHub Copilot (para programadores), Copilot Studio (para crear agentes y asistentes propios) y Copilot dentro de Dynamics 365 (ERP y CRM de Microsoft). Si en vuestra empresa alguien dice “usamos Copilot”, vale la pena preguntar: ¿cuál?
Qué hace Microsoft 365 Copilot en cada aplicación
La gracia de la versión de pago es que trabaja dentro de las herramientas que ya usáis y con el contexto de vuestro trabajo. Algunos ejemplos prácticos:
- Outlook: resume hilos de correo largos, propone respuestas y redacta correos a partir de unas pocas indicaciones.
- Teams: hace el resumen de una reunión, recoge las decisiones y las tareas pendientes y os pone al día si habéis llegado tarde (la reunión debe tener la transcripción activada).
- Word: genera un primer borrador a partir de otros documentos (una oferta a partir de una plantilla y las notas de una visita), resume contratos largos o reescribe fragmentos.
- Excel: propone fórmulas, detecta tendencias, crea gráficos y explica los datos en lenguaje llano.
- PowerPoint: crea una presentación a partir de un documento de Word o resume una presentación existente.
- Copilot Chat con datos de la empresa: preguntas como “¿cuál es la última versión de la tarifa que enviamos a este cliente?” o “¿qué se decidió sobre el proyecto X el mes pasado?”.
Funciona con modelos de lenguaje de OpenAI y, en algunas funciones, también de otros proveedores. Si queréis entender bien qué hay detrás, lo explicamos en qué es un LLM.
Cuánto cuesta Microsoft 365 Copilot
Los precios de Microsoft cambian a menudo y dependen del plan, del tamaño de la empresa y de las promociones vigentes, así que tomad estas cifras como orientativas:
- Copilot Chat: incluido en las licencias de Microsoft 365 para empresas, sin coste adicional.
- Microsoft 365 Copilot Business (organizaciones de hasta 300 usuarios): alrededor de 21 dólares por usuario y mes con compromiso anual, según el precio de lista en Estados Unidos.
- Microsoft 365 Copilot para grandes empresas: alrededor de 30 dólares por usuario y mes con compromiso anual.
Ojo: estos importes van además de la licencia base de Microsoft 365. Antes de comprar, consultad el precio vigente en euros con vuestro distribuidor.
La pregunta, sin embargo, no es cuánto cuesta, sino si se amortiza. Si una licencia ahorra a una persona un par de horas al mes, ya compensa. El problema es que muchas licencias se compran y luego apenas se usan.
El riesgo que poca gente ve: los permisos
Microsoft 365 Copilot respeta los permisos existentes: cada usuario solo ve aquello a lo que ya tiene acceso. Parece una garantía, pero esconde un riesgo.
En muchas empresas, los permisos de SharePoint, OneDrive y Teams se han ido acumulando durante años: carpetas compartidas con “todos”, enlaces abiertos, equipos de Teams antiguos. Antes nadie encontraba esos documentos. Con Copilot, basta con preguntar. Nóminas, contratos o información de dirección pueden aparecer en las respuestas de personas que no deberían verlas.
Por eso, antes de desplegar Copilot, hay que:
- Revisar quién tiene acceso a qué, especialmente en sitios de SharePoint y carpetas compartidas.
- Etiquetar la información sensible con etiquetas de confidencialidad (Microsoft Purview) para que Copilot la trate con las restricciones adecuadas.
- Ordenar los documentos obsoletos, que Copilot también puede usar como fuente y provocar respuestas desfasadas.
Cómo desplegar Copilot en la empresa en 5 pasos
- Partid de los casos de uso, no de la licencia. Identificad qué perfiles dedican más horas a correo, reuniones, informes y documentos. Ahí es donde Copilot rinde más.
- Preparad los datos y los permisos. Haced la revisión descrita en el apartado anterior. Es la parte menos vistosa y la más importante.
- Haced un piloto con un grupo reducido. Entre 10 y 20 personas de departamentos distintos durante 6-8 semanas, con una métrica clara: horas ahorradas, tiempo de respuesta, satisfacción.
- Formad a los usuarios por rol. Copilot es tan bueno como las instrucciones que recibe. Una formación práctica con casos reales de cada departamento multiplica el uso. La formación en IA para equipos marca la diferencia entre una licencia que se usa y una que no.
- Medid y escalad. Con los datos del piloto, decidid a quién asignar licencias y a quién le basta con Copilot Chat.
Además, recordad que el Reglamento europeo de IA obliga a las empresas que usan IA a garantizar la formación de su personal. Lo detallamos en la guía del EU AI Act para pymes.
¿Copilot, ChatGPT u otra herramienta?
Depende del ecosistema que ya tengáis:
- Si toda la empresa trabaja con Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint), Copilot tiene la ventaja de la integración: no hay que mover datos a ningún sitio.
- Si trabajáis con Google Workspace, Gemini os encajará mejor.
- Si lo que queréis es un asistente potente para tareas generales (redacción, análisis, investigación), herramientas como ChatGPT o Claude en sus planes para empresas pueden ser más flexibles.
- Si lo que queréis es automatizar procesos enteros (de la factura que llega por correo hasta el ERP), ninguna de estas herramientas basta por sí sola: hacen falta automatizaciones con IA conectadas a vuestros sistemas.
Muchas empresas acaban combinando más de una. Lo importante es tener claro qué herramienta se aprueba para qué y con qué datos.
Si estáis valorando Copilot y no sabéis si os compensará, os ayudamos a analizar los casos de uso, preparar los datos y hacer un piloto con métricas reales. Es parte de nuestra consultoría de IA en Girona.
Preguntas frecuentes sobre Microsoft Copilot
¿Copilot es gratuito?
La app Microsoft Copilot para uso personal es gratuita, y las empresas con Microsoft 365 tienen Copilot Chat incluido. La versión integrada en Word, Excel, Outlook y Teams con acceso a los datos de la empresa (Microsoft 365 Copilot) es de pago, por usuario y mes.
¿Copilot es lo mismo que ChatGPT?
No. Ambos usan modelos de lenguaje parecidos, pero son productos distintos de empresas distintas. ChatGPT es de OpenAI; Copilot es de Microsoft y su fuerza es la integración con Windows y Microsoft 365.
¿Microsoft usa los datos de mi empresa para entrenar la IA?
Según Microsoft, las instrucciones, las respuestas y los datos a los que accede Microsoft 365 Copilot no se usan para entrenar los modelos base. Aun así, conviene revisar las condiciones de vuestro contrato y, sobre todo, los permisos internos.
¿Copilot funciona en catalán?
Sí, entiende y responde en catalán y en castellano. Como con cualquier IA, conviene revisar los textos antes de enviarlos, especialmente en documentos formales.